Selasa, 06 Desember 2011

MANAJEMEN ORGANISASI

"Siapa yang tidak membutuhkan manajemen ?” Pertanyaan ini sering dijawab : "Perusahaan (bisnis)"! tentu saia benar sebagian, tetapi tidak lengkap, karena manajemen juga dibutuhkan untuk semua tipe kegiatan yang diorganisasi dan dalam semua tipe organisasi. Dalam praktek, manajemen dibutuhkan dimana saja orang-orang bekeria bersama (organisasi) untuk mencapai suatu tujuan bersama.

Dilain pihak setiap manusia dalam perjalanan hidupnya selalu akan menjadi anggota dari beberapa macam organisasi, seperti organisasi sekolah, perkumpulan olahraga, kelompok musik, militer, organisasi perusahaan dan atau oragisasi kepramukaan. Organisasi-organisasi ini mempunyai persamaan-persamaan dasar, walaupun berbeda satu dengan yang lain dalam beberapa hal. Sebagai contoh, organisasi perusahaan atau departemen pemerintah dikelola secara lebih formal dibanding kelompok olahraga atau rukun tetangga. Persaamaan ini terutama tercermin pada fungsi-fungsi managerial yang dijalankan.

Fungsi-fungsi manajemen tersebut adalah universal. Sifat ini merupakan hasil dari kenyataan bahwa fungsi-fungsi manajemen adalah sama dimana saja, dalam seluruh organisasi dan pada waktu kapan saia. Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi, karena tanpa manajemen, semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit. Ada tiga alasan utama diperlukannya manajemen :

1. Untuk mencapai tuiuan. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan pribadi.

2. Untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling bertentangan. Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tuiuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi.

3. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. Suatu kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda.

Seperti banyak bidang studi lainnya yang menyangkut manusia, manajemen sulit didefinisikan. Dalam kenyataannya tidak ada definisi manajemen yang telah diterima secara universal. Berikut ini dijelaskan sedikit pengertian manajemen menurut beberapa ahli :

1. Mary Parkpr Follett

"SENI DALAM MENYELESAIKAN PEKERJAAN MELALUI ORANG LAIN"

mengandung arti bahwa para menejer untuk mencapai tuiuan-tujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain untuk melaksanakan berbagai tugas yang mungkin diperlukan, atau berarti dengan tidak melakukan tugas-tugas itu sendiri.

2. Stoner

"PROSES PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN, PENGARAHAN DAN PENGAWASAN USAHA-USAHA PARA ANGGOTA ORGANISASI DAN PENGGUNAAN SUMBER DAYA-SUMBER DAYA ORGANISASI LAINNYA AGAR MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI YANG TELAH DITETAPKAN.”

3. Harold Koonzt & O'Donnel

“ ….. MANAGEMENT IS GETTING THINGS DONE THROUGH THE EFFORTS OF OTHER PEOPLE… ”

(Manaiemen adalah proses penyelesaian tuntas sesuatu melalui proses usaha orang lain)

4. Prof. DR. H. Arifin Abdul Rachman

“ … MANAJEMEN ADALAH KEGIATAN-KEGIATAN MENCAPAI SASARAN DAN TUJUAN POKOK YANG TELAH DITENTUKAN DENGAN MENGGUNAKAN ORANG-ORANG PELAKSANA …..

5. Ordway Tead

“ .. MANAGEMENT IS THE PROCESS AND AGENCY WHICH DIRECT AND GUIDES THE OPERATIONS OF ORGANIZATION IN THE REALIZING OF ESTABLISHED AIMS…”

(Manajemen adalah proses dan BADAN/PERANGKAT yang mengarahkan serta membimbing kegiatan-kegiatan suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan)

6. 0. F. Peterson

“ ….. MANAGEMENT IS THE USE OF MAN, MATERIAL AND MONEY TO ACHIVE A COMMON GOAL ….. “

(Manaiemen adalah penggunaan sekelompok manusia, uang serta material untuk mencapai suatu tujuan bersama tertentu)

Jadi dapat disimpulkan Manajemen itu adalah : seseorang atau sekelompok orang yang menyuruh atau menggerakan orang lain untuk melakukan sesuatu/kegiatan untuk mencapai suatu sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan atau diputuskan oleh orang yang menyuruh atau menggerakan tersebut dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan (Planning), pengorganisasian (organizing), penyusunan personalia (staffing), pengarahan dan kepemimpinan (leading) dan pengawasan (controlling).

Masalah identifikasi dan definisi manajemen memang merupakan masalah yang sulit. Untuk lebih memperjelas pengertian manajemen dapat dibedakan :

1. Manajemen sebagai ilmu dan seni

2. Manajemen sebagai profesi

3. Pengertian-pengertian yang berbeda dengan istilah manajemen

4. Aplikasi-aplikasi yang berbeda dari istilah manajemen

Manajemen sebagai Ilmu dan Seni menurut Luther Gulick adalah sebagai suatu bidang ilmu pengetahuan (science) yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekeria bersama untuk mencapai tuiuan dan membuat sistem kerjasama ini lebih bermanfaat bagi kemanusiaan.

Manajemen sebagai Profesi menurut Edgar H. Schein diuraikan sebagai berikut :

1) Para profesional membuat keputusan atas dasar prinsip-prinsip umum. Adanya pendidikan, kursus-kursus dan program-program latihan formal menunjukkan bahwa ada prinsip-prinsip manajemen tertentu yang dapat diandalkan.

2) Para profesional mendapatkan status mereka karena mencapai standar prestasi kerja tertentu, bukan karena favoritisme atau karena suku bangsa atau agamanya dan kriteria politik atau sosial lainnya.

3) Para profesional harus ditentukan oleh suatu kode etik yang kuat, dengan disiplin untuk mereka yang menjadi lawannya.

Pengertian-pengertian yang berbeda dengan Istilah Manajemen :

1. Manajemen berbeda dengan kewirausahaan, Wiraswasta menurut definisi : memahami, mendapatkan sumber daya-sumber daya, mengorganisasikan dan menjalankan perusahaan (bisnis). Mereka cenderung menjadi pengambil resiko yang didorong oleh motif keuntungan.

2. Manajemen berbeda dengan supervisi; pada umumnya supervisi adalah pengarahan dan pengendalian karyawan-karyawan tingkat bawah dalam suatu organisasi. Nama umum yang sering dipakai untuk posisi ini adalah mandor atau kepala tukang (foreman). Sehingga supervisi merupakan bagian dari manajemen.

TINGKATAN MANAJEMEN

Tingkatan manajemen dalam organisasi dapat dibagi menjadi 3 (tiga) golongan yaitu :

v TOP MANAGEMENT

Merupakan manajemen puncak/manajemen utama, yang berfungsi sebagai pembuat kebijakan (Policy Maker) pokok dalam rangka memenejemeni organisasi.

v MIDDLE MANAGEMENT

Merupakan manajemen tengah/manajemen madya, yang berfungsi sebagai pembuat kebijakan dalam rangka pelaksanaan kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen utama.

v LOWER MANAGEMENT

Disebut Juga sebagai Supervisory Management yang merupakan manajemen laksana, yang berfungsi memimpin pelaksana Pekerjaan.

Jadi tingkatan-tingkatan manajemen dalam suatu organisasi dapat digambarkan sebagai berikut :



FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Manajemen dapat berarti pencapaian tujuan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi tertentu. Salah satu klasifikasi paling awal dari fungsi-fungsi managerial dibuat oleh Henri Fayol, yang menyatakan bahwa perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan adalah fungai-fungsi utama.

1. Perencanaan (Planning)

Rencana-rencana dibutuhkan untuk memberikan kepada organisasi tuiuan-tuiuannya dan menetapkan prosedur terbaik untuk pencapaian tujuan-tujuan itu. Disamping itu, rencana memungkinkan :

a. Organisasi bisa memperoleh dan mengikat sumberdaya-sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai tuiuan-tuiuan.

b. Para anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang konsisten dengan berbagai tujuan dan prosedur terpilih.

c. Kemajuan dapat terus dipantau dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila tingkat kemajuan tidak memuaskan.

Perencanaan adalah upaya pemilihan atau penetapan program-program atau tujuan yang akan dilaksanakan oleh Para anggota organisasi untuk mencapai tujuan tang telah ditetapkan.

° Unsur Perencanaan

1) Tujuan 4) Kemajuan

2) Kebijaksanaan 5) Program

3) Prosedur

° Macam Perencanaan

1) Pisik

2) Pembiayaan

° Persyaratan Perencanaan

1) Tujuan dirumuskan secara Jelas

2) Sifat harus disederhanakan (simple)

3) Mempunyai sifat fleksibel

4) Memuat analisis-analisis, penjelasan-penjelasan serta penggolongan tindak usaha Yang direncanakan kegiatan Yang akan dilaksanakan, pedoman-pedoman Yang akan dilaksanakan.

5) Ada keseimbangan antara kedalam dan keluar

° Proses perencanaan

1) Penetapan tujuan

2) Penetapan perencanaan

- Non Controllable (contoh : Pertambahan penduduk)

- Semi Controllable (contoh : Menentukan, mencari dan menyelidiki berbagai kemungkinan rangkaian tindakan yang dapat diambil)

° Dalam proses perencanaan bisa dipergunakan Jawaban-jawaban dari pertanyaan 5W + 1H.

2. Pengorganisasian (Organizing)

Proses mendistribusikan atau mengalokasikan tugas-tugas kepada Para anggota kelompok, mendelegasikan kekuasaaan dan menetapkan hubungan kerja antara anggota kelompok. Proses seperti itu perlu dilakukan bila pada saat terdapat tujuan yang ingin dicapai.

° Tujuan diatas dapat berupa

1) Tujuan yang berdiri sendiri

2) Tujuan yang tak berdiri sendiri

3) Tujuan dari tujuan lama/baru sebagai perkembangan

° Proses Pengorganisasian

1) Perumusan tujuan

2) Penetapan tugas pokok

3) Perincian kegiatan

4) Pengelompokan kegiatan dalam fungsi-fungsi

5) Departemenisasi

6) Pelimpahan wewenang

7) Staffing

8) Fasilitating

° Hasil Pengorganisasian

Hasil proses pengorganisasian berupa suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai satu kesatuan yang bulat. Beberapa pedoman pergerakkan :

1) Kebutuhan-kebutuhan dasar setiap manusia berbeda, oleh karena itu mereka berharap agar diberlakukan secara individu.

2) Diterimanya ide-ide baru serta perubahan-perubahan bila telah dipersiapkan orang-orang untuk menghadapinya.

3) Kebiasaan dan emosi sangat penting untuk menerangkan perilaku individu.

4) Pada umumnya setiap individu ingin mendapatkan penghargaan atas pekerjaan yang dilakukan.

5) Perasaan menjadi anggota kelompok merupakan tenaga penggerak yang kuat bagi kebanyakan individu.

6) Perasaan takut merupakan pula tenaga penggerak yang kuat, akan tetapi efeknya negatif dan lama-kelamaan hal tersebut akan berkurang/hilang.

7) Para anggota kelompok selalu ingin menggunakan kemampuan mereka secara maksimal dan ingin merasa puas dengan apa yang telah dikerjakan.

8) Para anggota kelompok akan melakukan sesuatu kalau apa yang dilakukan itu dapat membanggakan.

Dari beberapa pedoman pergerakkan diatas dapat ditarik suatu kesimpulan, bahwa sukses tidaknya kegiatan pergerakan sebagian besar berkaitan dengan masalah pemberian motivasi.

3. Penyusunan Personalia (Staffing)

Penyusunan personalia adalah penarikan, latihan dan pengembangan, serta penempatan dan pemberian orientasi kepada para anggota dalam lingkungannya yang menguntungkan dan produktif.

4. Pengarahan (Leading)

Pengarahan (direcitng) merupakan proses pemberian perintah atas proses motivasi. Fungsi ini berusaha agar anggota kelompok mau bekerjasama secara efektif. Didalam motivasi seorang pemimpin harus dapat mempersatukan atau mengkombinasikan berbagai keinginan individu yang dipimpinnya atau yang diajak bekerjasama, sehingga dengan itu berbagai keinginan tersebut tidak menghambat proses pencapaian tujuan yang telah ditentukan dan bahkan dapat mendukung pencapaian keinginan yang satu dengan keinginan yang lain, atau dengan keinginan organisasi.

Bila fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak menyangkut aspek-aspek abstrak proses manajemen, kegiatan pengarahan langsung menyangkut orang-orang dalam organisasi.

5. Pengawasan (Controlling)

Semua fungsi terdahulu tidak akan efektif tanpa fungsi pengawasan, atau sekarang banyak digunakan istilah pengendalian. Pengawasan adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan.

° Syarat Pengawasan

1) Harus memperhatikan atau disesuaikan dengan sifat dan kebutuhan organisasi.

2) Harus mampu menjamin adanya tindakan perbaikan.

3) Harus bersifat fleksibel.

4) Harus memperhatikan faktor-faktor dan tata organisasi dimana pengawasan itu dilakukan.

5) Harus ekonomis dalam hubungannya dengan biaya.

6) Harus ada persyaratan yang jelas sebelum pengawasan itu dilakukan.

° Langkah-langkah pengawasan

1) Standar terlebih dahulu harus ditentukan.

2) Menilai/mengukur pekerjaan Yang sedang dilaksanakan.

3) Dilakukan perbandingan antara hasil pengukuran dengan standar.

4) Mengusahakan tindakan perbandingan.

° Teknik Pengawasan

1) Pengawasan langsung dilakukan oleh pimpinan pada waktu kegiatan mulai direncanakan, dilaksanakan sampai kegiatan selesai. Pengawasan langsung dapat berbentuk :

a. Inspeksi langsung

b. Observasi tempat

c. Laporan ditempat

2) Pengawasan tidak langsung, dapat berbentuk :

a. Laporan tertulis

b. Laporan Lisan

Hubungan diantara fungsi-fungsi manajemen dapat dijelaskan pada gambar berikut ini :



Demikianlah sekilas penjelasan mengenai materi Manajemen. Semoga dengan materi yang singkat ini dapat menambah pengetahuan bagi rekan-rekan semua.


Tidak ada komentar:

Poskan Komentar